Hai, Sobat Quality!
Pada artikel sebelumnya, kita telah membahas tentang 7 alat kualitas dasar untuk peningkatan proses.
Kali ini, kita akan membahas 7 NEW Quality Tools for Complex Quality Improvement yang dapat membantu kita untuk meningkatkan kinerja organisasi lebih hebat lagi. Alat-alat ini dirancang untuk membantu mengatasi masalah yang lebih kompleks dan melibatkan banyak variabel. Yuk, kita simak apa saja alat kualitas baru ini dan bagaimana cara menggunakannya!
Affinity Diagram (Diagram Kesamaan)
Affinity Diagram digunakan untuk mengelompokkan ide atau masalah yang memiliki kesamaan. Cara membuatnya cukup mudah, kita hanya perlu menuliskan ide atau masalah tersebut di kertas, lalu mengelompokkannya berdasarkan kesamaan. Dengan menggunakan Affinity Diagram, kita dapat lebih mudah melihat pola dan hubungan antara ide-ide tersebut, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan tindakan perbaikan.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat afinity diagram yang efektif:
- Identifikasi ide-ide atau informasi yang perlu kamu kelompokkan dengan afinity diagram. Pastikan ide-ide atau informasi tersebut relevan dan terkait dengan proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan.
- Tulis ide-ide atau informasi tersebut pada potongan kertas yang terpisah. Pastikan kamu menuliskan ide-ide atau informasi dengan jelas dan mudah dipahami oleh semua orang.
- Kelompokkan ide-ide atau informasi tersebut berdasarkan kesamaan atau kategori yang sama. Misalnya, kamu bisa kelompokkan ide-ide atau informasi berdasarkan jenis masalah atau tipe solusi.
- Buatlah format afinity diagram yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Format ini bisa berupa diagram lingkaran atau diagram pohon yang sesuai dengan ide-ide atau informasi yang ingin kamu kelompokkan.
- Tempelkan setiap potongan kertas dengan ide-ide atau informasi pada afinity diagram sesuai dengan kategori yang telah kamu buat. Pastikan kamu menempelkan potongan kertas dengan benar pada kategori yang sesuai.
- Evaluasi afinity diagram yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah diagram tersebut akurat dan efektif dalam mengorganisir ide-ide atau informasi yang ingin kamu kelompokkan.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan afinity diagram yang telah kamu buat. Dengan memahami ide-ide atau informasi yang telah kamu kelompokkan, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk menyelesaikan proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan.
Punya masalah produktivitas? Budget terbatas? Program kerja yang begitu luas? Yuk, diskusikan dengan kami.
PT Mitra Prima Produktivitas membantu Anda memfasilitasi dengan kustomisasi
dan untuk mencapai hasil maksimal tanpa batasa!
“Bergabunglah dengan PT Mitra Prima Produktivitas, lembaga terpercaya dan terkemuka sebagai pemberi jasa layanan pelatihan dan konsultasi di Indonesia dengan pembicara berlisensi internasional untuk bidang quality management system improvement, dan optimalisasi kualitas sistem manajemenmu dengan solusi terbaik!”
Interrelationship Digraph (Diagram Hubungan Antar Variabel)
Interrelationship Digraph atau diagram, digunakan untuk mengidentifikasi dan menganalisis hubungan sebab-akibat antara berbagai variabel dalam suatu proses. Alat ini membantu kita melihat bagaimana perubahan pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Cara membuatnya adalah dengan menggambarkan variabel-variabel tersebut dalam bentuk diagram, lalu menghubungkannya dengan panah yang menunjukkan hubungan sebab-akibat. Dengan menggunakan Interrelationship Digraph, kita dapat memprioritaskan tindakan perbaikan yang paling efektif dan efisien.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat interrelationship digraph yang efektif:
- Identifikasi faktor-faktor yang ingin kamu hubungkan dengan interrelationship digraph. Pastikan kamu memilih faktor-faktor yang relevan dan memiliki pengaruh signifikan terhadap proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan.
- Tuliskan setiap faktor pada potongan kertas atau kartu terpisah. Pastikan kamu menuliskan faktor-faktor dengan jelas dan mudah dipahami oleh semua orang.
- Tentukan hubungan antara faktor-faktor yang kamu tuliskan dengan menggunakan panah. Panah ini menunjukkan hubungan sebab-akibat antara satu faktor dengan faktor lainnya.
- Tempelkan setiap potongan kertas atau kartu pada dinding atau papan tulis untuk membangun diagram interrelationship digraph. Pastikan kamu menempelkan potongan kertas atau kartu dengan benar sesuai dengan hubungan yang telah kamu tentukan.
- Evaluasi interrelationship digraph yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah diagram tersebut akurat dan efektif dalam memvisualisasikan hubungan antara faktor-faktor.
- Identifikasi faktor-faktor yang paling berpengaruh dalam proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan. Faktor-faktor ini bisa menjadi fokus utama untuk diatasi dalam proyek atau aktivitas tersebut.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan analisis interrelationship digraph yang telah kamu buat. Dengan memahami hubungan antara faktor-faktor dalam proyek atau aktivitas, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kinerja proyek atau aktivitas tersebut.
Tree Diagram (Diagram Pohon)
Tree Diagram digunakan untuk menguraikan suatu tujuan atau masalah menjadi komponen-komponen yang lebih detail. Alat ini membantu kita memahami langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut atau mengatasi masalah yang ada. Cara membuatnya adalah dengan menggambarkan tujuan atau masalah tersebut di bagian atas diagram, lalu mencabangkan ke bawah menjadi komponen-komponen yang lebih spesifik. Dengan menggunakan Tree Diagram, kita dapat melihat struktur yang lebih jelas dari tujuan atau masalah yang sedang dihadapi.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat tree diagram yang efektif:
- Identifikasi faktor-faktor atau sub-topik yang ingin kamu hubungkan dengan tree diagram. Pastikan kamu memilih faktor-faktor atau sub-topik yang relevan dan memiliki hubungan hierarkis yang jelas.
- Tentukan topik utama pada diagram. Topik utama ini biasanya berupa topik besar atau judul proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan.
- Tuliskan topik utama pada bagian paling atas dari diagram, lalu tuliskan faktor-faktor atau sub-topik yang lebih spesifik pada cabang-cabang yang lebih rendah.
- Tentukan hubungan hierarkis antara faktor-faktor atau sub-topik dengan menggunakan garis atau panah. Garis atau panah ini menunjukkan hubungan antara faktor-faktor atau sub-topik dengan topik utama dan faktor-faktor atau sub-topik lainnya.
- Evaluasi tree diagram yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah diagram tersebut akurat dan efektif dalam memvisualisasikan hubungan hierarkis antara faktor-faktor atau sub-topik.
- Buatlah sub-topik atau faktor-faktor yang lebih spesifik pada cabang-cabang yang lebih rendah jika diperlukan. Pastikan kamu mengorganisir faktor-faktor atau sub-topik dengan jelas dan sistematis pada tree diagram.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan tree diagram yang telah kamu buat. Dengan memahami hubungan hierarkis antara faktor-faktor atau sub-topik dalam suatu proyek atau aktivitas, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kinerja proyek atau aktivitas tersebut.
“Dengan PT MITRA PRIMA PRODUKTIVITAS dan COACH WAWANG,
tak ada lagi kata ‘tidak bisa’ dalam meningkatkan produktivitas dan profitabilitasmu!”
Prioritization Matrix (Matriks Prioritas)
Prioritization Matrix digunakan untuk mengevaluasi dan memprioritaskan berbagai tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan. Alat ini membantu kita mengambil keputusan berdasarkan kriteria tertentu, seperti biaya, waktu, dan dampak. Cara membuatnya adalah dengan membuat matriks yang berisi tindakan perbaikan dan kriteria penilaian, lalu mengisi nilai-nilai yang sesuai. Dengan menggunakan Prioritization Matrix, kita dapat memilih tindakan perbaikan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya yang ada.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat Prioritization Matrix yang efektif:
- Identifikasi kriteria yang ingin kamu gunakan dalam memprioritaskan tugas atau proyek. Pastikan kriteria tersebut relevan dengan tujuan dan sasaran yang ingin kamu capai.
- Buatlah tabel atau matriks dengan sumbu X dan Y. Sumbu X akan digunakan untuk menunjukkan kriteria yang ingin kamu gunakan dalam memprioritaskan tugas atau proyek, sedangkan sumbu Y akan digunakan untuk menunjukkan tugas atau proyek yang ingin kamu prioritaskan.
- Berikan nilai atau skor pada setiap kriteria yang kamu gunakan dalam matriks. Skor ini bisa berupa angka atau level prioritas yang telah kamu tentukan sebelumnya.
- Evaluasi setiap tugas atau proyek yang ingin kamu prioritaskan dengan menggunakan setiap kriteria yang telah kamu tentukan. Berikan nilai atau skor pada setiap tugas atau proyek sesuai dengan kriteria yang telah kamu tentukan.
- Hitung total skor atau nilai untuk setiap tugas atau proyek berdasarkan kriteria yang telah kamu tentukan. Tugas atau proyek dengan total skor atau nilai tertinggi akan menjadi prioritas utama yang harus kamu lakukan.
- Evaluasi kembali Prioritization Matrix yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah matriks tersebut akurat dan efektif dalam memprioritaskan tugas atau proyek berdasarkan kriteria yang telah kamu tentukan.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan Prioritization Matrix yang telah kamu buat. Dengan memahami prioritas tugas atau proyek berdasarkan kriteria yang telah kamu tentukan, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ingin kamu capai.
Activity Network Diagram (Diagram Jaringan Aktivitas)
Activity Network Diagram digunakan untuk menggambarkan urutan aktivitas dalam suatu proyek dan mengidentifikasi jalur kritis yang menentukan durasi total proyek. Alat ini membantu kita dalam perencanaan dan pengendalian proyek, sertamengoptimalkan alokasi sumber daya. Cara membuatnya adalah dengan menggambarkan aktivitas-aktivitas proyek dalam bentuk diagram jaringan, lalu menghitung durasi dan jalur kritis. Dengan menggunakan Activity Network Diagram, kita dapat memastikan proyek berjalan sesuai jadwal dan mengurangi risiko keterlambatan. Ini adalah salah satu dari 7 NEW Quality Tools for Complex Quality Improvement.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat Activity Network Diagram yang efektif:
- Identifikasi aktivitas yang perlu kamu tambahkan dalam diagram. Pastikan aktivitas tersebut relevan dengan proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan.
- Tuliskan setiap aktivitas pada potongan kertas yang terpisah. Pastikan kamu menuliskan aktivitas dengan jelas dan mudah dipahami oleh semua orang.
- Identifikasi hubungan antara aktivitas dengan menggunakan panah atau garis. Panah atau garis ini menunjukkan hubungan antara satu aktivitas dengan aktivitas lainnya.
- Tentukan durasi atau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktivitas. Durasi atau waktu ini akan membantu kamu dalam memperkirakan jadwal pelaksanaan aktivitas.
- Buatlah diagram Activity Network Diagram dengan mempertimbangkan hubungan dan durasi setiap aktivitas. Pastikan kamu membangun diagram secara hierarkis dan sistematis.
- Evaluasi Activity Network Diagram yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah diagram tersebut akurat dan efektif dalam memvisualisasikan hubungan dan durasi setiap aktivitas.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan Activity Network Diagram yang telah kamu buat. Dengan memahami jadwal dan durasi setiap aktivitas, kamu akan lebih mudah menentukan strategi atau solusi yang tepat untuk menyelesaikan proyek atau aktivitas tersebut.
Process Decision Program Chart (PDPC)
PDPC digunakan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dalam suatu proses dan merencanakan tindakan pencegahan atau mitigasi. Alat ini membantu kita mengantisipasi berbagai kemungkinan yang mungkin terjadi dan membuat rencana yang lebih baik. Cara membuatnya adalah dengan menggambarkan proses yang ada dalam bentuk diagram pohon, lalu menambahkan risiko dan tindakan yang terkait. Dengan menggunakan PDPC, kita dapat meningkatkan keandalan proses dan mengurangi risiko kegagalan. Ini adalah salah satu dari 7 NEW Quality Tools for Complex Quality Improvement.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat Process Decision Program Chart yang efektif:
- Identifikasi alternatif keputusan yang tersedia. Pastikan alternatif keputusan tersebut relevan dengan proses bisnis atau proyek yang sedang kamu kerjakan.
- Tentukan kriteria yang akan kamu gunakan untuk mengevaluasi alternatif keputusan tersebut. Kriteria ini harus relevan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
- Buatlah tabel atau matriks dengan baris untuk setiap alternatif keputusan dan kolom untuk setiap kriteria evaluasi. Setiap sel dalam matriks akan diisi dengan konsekuensi atau dampak dari setiap alternatif keputusan pada kriteria evaluasi yang sesuai.
- Berikan nilai pada setiap sel dalam matriks sesuai dengan dampak atau konsekuensi dari setiap alternatif keputusan pada kriteria evaluasi yang sesuai. Skor atau nilai ini bisa berupa angka atau level prioritas yang telah kamu tentukan sebelumnya.
- Hitung total skor atau nilai untuk setiap alternatif keputusan berdasarkan kriteria evaluasi yang telah kamu tentukan. Alternatif keputusan dengan total skor atau nilai tertinggi akan menjadi keputusan terbaik.
- Evaluasi kembali Process Decision Program Chart yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah matriks tersebut akurat dan efektif dalam mengevaluasi alternatif keputusan dan menentukan keputusan terbaik.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan Process Decision Program Chart yang telah kamu buat. Dengan memahami alternatif keputusan dan konsekuensi dari setiap alternatif keputusan pada kriteria evaluasi yang telah kamu tentukan, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ingin kamu capai.
Matrix Diagram (Diagram Matriks)
Matrix Diagram digunakan untuk menganalisis hubungan antara berbagai variabel atau elemen dalam suatu sistem. Alat ini membantu kita dalam pengambilan keputusan dan perencanaan strategis. Cara membuatnya adalah dengan membuat matriks yang berisi variabel atau elemen yang ingin dianalisis, lalu mengisi nilai-nilai yang menggambarkan hubungan antar variabel tersebut. Dengan menggunakan Matrix Diagram, kita dapat melihat pola dan hubungan yang mungkin tidak terlihat secara langsung. Ini adalah salah satu dari 7 NEW Quality Tools for Complex Quality Improvement.
Berikut adalah tujuh langkah mudah untuk membuat Matrix Diagram yang efektif:
- Identifikasi faktor-faktor yang akan kamu tambahkan dalam diagram. Pastikan faktor-faktor tersebut saling terkait dan relevan dengan proyek atau aktivitas yang sedang kamu kerjakan.
- Tentukan jenis Matrix Diagram yang ingin kamu buat. Matrix Diagram bisa dibagi menjadi beberapa jenis, seperti Matrix Diagram 4 Kuadran, Matrix Diagram House of Quality, atau Matrix Diagram RACI.
- Buatlah tabel atau matriks dengan baris untuk satu faktor dan kolom untuk faktor lainnya. Setiap sel dalam matriks akan diisi dengan hubungan atau keterkaitan antara dua faktor yang sesuai.
- Berikan nilai pada setiap sel dalam matriks sesuai dengan tingkat hubungan atau keterkaitan antara dua faktor yang sesuai. Skor atau nilai ini bisa berupa angka atau level prioritas yang telah kamu tentukan sebelumnya.
- Evaluasi Matrix Diagram yang telah kamu buat. Periksa kembali apakah matriks tersebut akurat dan efektif dalam memvisualisasikan hubungan antara faktor-faktor yang saling terkait.
- Buatlah tindakan atau strategi yang tepat berdasarkan Matrix Diagram yang telah kamu buat. Dengan memahami hubungan antara faktor-faktor yang saling terkait, kamu akan lebih mudah menemukan solusi atau strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kinerja proyek atau aktivitas tersebut.
- Revisi Matrix Diagram jika diperlukan. Jika terdapat faktor-faktor baru atau hubungan antara faktor-faktor yang perlu ditambahkan, maka kamu bisa merevisi Matrix Diagram yang telah kamu buat untuk memperoleh hasil yang lebih akurat dan efektif.
“Segera tingkatkan produktivitasmu dengan PT MITRA PRIMA PRODUKTIVITAS dan COACH WAWANG,
konsultan dan jasa training ternama di Indonesia!”
9 tips Anti-gagal mengaplikasikan dan implementasi 7 NEW Quality Tools di tempat kerja
Sekarang, mari kita bahas tahap demi tahap pelaksanaan dan implementasi sukses penerapan 7 alat kualitas baru ini:
- Identifikasi masalah atau tujuan. Sebelum menggunakan alat kualitas, tentukan terlebih dahulu masalah yang ingin dipecahkan atau tujuan yang ingin dicapai. Dengan begitu, Anda dapat memilih alat yang paling sesuai untuk membantu Anda mencapai hasil yang diinginkan.
- Libatkan tim Anda dalam proses pembuatan dan penggunaan alat-alat ini. Dengan melibatkan tim Anda, Anda akan mendapatkan perspektif yang lebih luas dan ide-ide yang lebih banyak, sehingga hasil analisis akan lebih akurat dan relevan.
- Pilih alat yang tepat. Setelah mengetahui masalah atau tujuan, pilih alat kualitas yang paling sesuai untuk mengatasi masalah tersebut. Perhatikan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing alat untuk memastikan Anda menggunakan alat yang paling efektif.
- Pelajari cara menggunakan alat. Sebelum mengimplementasikan alat kualitas, pastikan Anda memahami cara kerja dan teknik penggunaannya. Ini akan membantu Anda mengoptimalkan penggunaan alat dan mencapai hasil yang lebih baik.
- Jangan takut untuk menggabungkan beberapa alat. Terkadang, Anda mungkin perlu menggabungkan beberapa alat untuk mendapatkan hasil yang lebih komprehensif dan mendalam. Jangan ragu untuk bereksperimen dan mencoba kombinasi alat yang berbeda.
- Terapkan alat dalam proses kerja. Setelah memahami cara kerja alat, terapkan alat tersebut dalam proses kerja Anda. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.
- Evaluasi hasil. Setelah menerapkan alat kualitas, evaluasi hasil yang diperoleh. Ini akan membantu Anda menentukan apakah alat tersebut efektif dalam mengatasi masalah dan mencapai tujuan yang diinginkan.
- Lakukan perbaikan berdasarkan hasil evaluasi. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa alat tersebut efektif, lanjutkan penggunaannya. Jika tidak, pertimbangkan untuk menggunakan alat lain atau menggabungkan beberapa alat untuk mencapai hasil yang lebih baik.
- Ulangi proses ini secara berkala. Untuk memastikan peningkatan berkelanjutan dalam proses kerja, ulangi proses ini secara berkala. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan lebih lanjut dan memastikan bahwa organisasi Anda terus berkembang dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan.
Sebagai contoh tindakan aktivitas dalam menggunakan 7 NEW Quality Tools, kita bisa melihat pada kasus perusahaan manufaktur yang ingin meningkatkan efisiensi produksi. Pertama, perusahaan tersebut dapat menggunakan Affinity Diagram untuk mengelompokkan ide-ide yang berkaitan dengan efisiensi produksi, kemudian menggunakan Tree Diagram untuk menguraikan langkah-langkah yang diperlukan dalam mencapai peningkatan efisiensi tersebut. Selanjutnya, perusahaan dapat menggunakan Prioritization Matrix untuk menentukan tindakan perbaikan yang paling penting, dan menggunakan Activity Network Diagram untuk merencanakan dan mengendalikan proyek perbaikan tersebut.
Dalam proses ini, angka-angka yang relevan dapat digunakan sebagai ilustrasi untuk memudahkan pemahaman. Misalnya, Prioritization Matrix dapat mencakup angka-angka seperti biaya perbaikan, potensi penghematan, dan dampak terhadap kualitas produk. Demikian pula, Activity Network Diagram dapat mencakup angka-angka seperti durasi aktivitas dan tanggal batas waktu yang harus dipenuhi.
Dengan menggunakan bahasa yang ramah dan percakapan, kita ingin mengajak Anda, pembaca terkasih, untuk mencoba menerapkan 7 NEW Quality Tools for Complex Quality Improvement ini dalam pekerjaan Anda. Jangan ragu untuk bereksperimen, belajar dari kesalahan, dan terus berusaha meningkatkan. Ingat, peningkatan berkelanjutan adalah kunci keberhasilan dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini.
Jadi, apakah Anda siap untuk mengambil langkah berikutnya dalam meningkatkan proses kerja Anda? Mulailah dengan memahami kebutuhan organisasi Anda, pilih alat yang paling sesuai, dan terapkan alat kualitas baru ini untuk menciptakan perubahan positif dalam organisasi Anda. Semoga sukses, dan selamat mencoba!
Demikianlah artikel mengenai “7 NEW Quality Tools for Complex Quality Improvement” yang telah kita bahas dengan lengkap, mulai dari jenis-jenis alat, definisi, tips implementasi, hingga tahapan pelaksanaan dan implementasi sukses. Semoga informasi yang disampaikan bermanfaat dan dapat membantu Anda dalam menerapkan alat kualitas baru ini di organisasi Anda.
Selamat berinovasi dan teruslah meningkatkan kualitas proses Anda!
Salam Produktivitas!
Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wang.
Ingin mempelajari secara langsung dan privat dari Senior Konsultan TOTAL QUALITY MANAGEMENT dan QUALITY IMPROVEMENT SYSTEM?
Anda ingin mengundang trainer atau consulting provider?
PT Mitra Prima Produktivitas adalah provider coaching, mentoring, training, dan consulting ternama di Indonesia untuk kinerja Produktivitas dan peningkatan Profitabilitas.
Bersama Coach Wawang
