Supplier Quality Improvement pada Operasi SCM -

Supplier Quality Improvement pada Operasi SCM, dalam konteks Supplier Relationship Management (SRM) pada Supply Chain Management (SCM), Supplier Quality mengacu pada pengelolaan kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan. SRM adalah pendekatan strategis dalam mengelola hubungan dengan pemasok, yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi rantai pasok.

Table of Contents

Difinisi Supplier Quality dalam Supplier Relationship Management

Supplier Quality adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan tingkat kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan. Dalam konteks ini, “pemasok” merujuk pada perusahaan atau individu yang menyediakan bahan baku, komponen, atau jasa yang digunakan dalam produksi atau operasi bisnis.

Pentingnya Supplier Quality terletak pada kebutuhan untuk memastikan bahwa pemasok memberikan produk atau layanan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan. Dengan adanya Supplier Quality yang baik, perusahaan dapat menghindari risiko kualitas yang dapat berdampak negatif pada proses produksi, efisiensi operasional, dan kepuasan pelanggan.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menilai Supplier Quality meliputi:

Kualitas Produk atau Layanan: Pemasok harus mampu menghasilkan produk atau layanan yang memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang telah ditetapkan. Ini termasuk menguji produk, melacak riwayat kualitas, dan memastikan bahwa produk yang diberikan sesuai dengan harapan.
Keandalan dan Kepatuhan: Pemasok harus dapat memberikan produk atau layanan dengan konsistensi dan tepat waktu. Mereka harus memenuhi tenggat waktu pengiriman dan mematuhi persyaratan kontrak yang telah disepakati.
Sistem Manajemen Kualitas: Pemasok yang baik harus memiliki sistem manajemen kualitas yang efektif. Mereka harus memiliki prosedur dan proses yang terdokumentasi dengan baik untuk mengendalikan kualitas produk, mengelola risiko, dan meningkatkan kinerja kualitas secara berkelanjutan.
Performa Historis: Melihat catatan kinerja pemasok secara historis juga penting. Perusahaan harus mengevaluasi riwayat kualitas pemasok sebelumnya, termasuk kemampuan mereka untuk mengatasi masalah kualitas dan menangani keluhan pelanggan.

Dalam konteks Supplier Relationship Management (SRM) pada Supply Chain Management (SCM), Supplier Quality mengacu pada pengelolaan kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan. SRM adalah pendekatan strategis dalam mengelola hubungan dengan pemasok, yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi rantai pasok.

Merancang bersama Program Pelatihan dengan Budget yang Relevan dan ROI yang Menawan

Pentingnya Supplier Quality dalam SRM terletak pada pemahaman bahwa kualitas yang baik dari produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok memiliki dampak langsung pada kualitas dan keberhasilan produk atau layanan akhir yang ditawarkan oleh perusahaan kepada pelanggan.

Dalam SRM, perusahaan bekerja sama dengan pemasok untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan. Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam mengelola Supplier Quality dalam SRM antara lain:

Seleksi Pemasok: Proses pemilihan pemasok harus didasarkan pada evaluasi kualitas mereka. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap kemampuan pemasok untuk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan sebelum menjalin kerjasama jangka panjang.
Audit dan Evaluasi: Perusahaan perlu melakukan audit dan evaluasi secara teratur terhadap pemasok. Hal ini mencakup pemeriksaan langsung terhadap fasilitas produksi, sistem manajemen kualitas, serta kinerja historis pemasok dalam hal kualitas produk atau layanan.
Penetapan Standar Kualitas: Perusahaan harus berkomunikasi secara jelas tentang standar kualitas yang diharapkan kepada pemasok. Ini termasuk spesifikasi produk, proses produksi, pengujian kualitas, dan persyaratan lain yang relevan.
Kolaborasi dan Perbaikan Bersama: Perusahaan dan pemasok harus bekerja sama untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan. Ini melibatkan pertukaran informasi, identifikasi dan penyelesaian masalah kualitas bersama, serta pengembangan solusi inovatif untuk meningkatkan kualitas secara berkelanjutan.
Pengukuran Kinerja: Perusahaan perlu mengukur kinerja pemasok dalam hal kualitas produk atau layanan yang mereka berikan. Metrik kualitas yang relevan, seperti tingkat penolakan, tingkat keluhan pelanggan, atau tingkat ketepatan waktu pengiriman, harus dipantau dan dievaluasi secara rutin.

Baca lainnya ? Optimalisasi Penghematan Biaya pada Implementasi LSCM

Dengan mengelola Supplier Quality dalam SRM, perusahaan dapat meminimalkan risiko kualitas, meningkatkan efisiensi operasional, dan membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok.

Tahapan Implementasi Supplier Relationship Management

Tahapan dalam melakukan Supplier Relationship Management (SRM) melibatkan serangkaian langkah yang perlu diikuti untuk membangun dan mengelola hubungan yang kuat dengan pemasok. Berikut adalah beberapa tahapan yang umum dilakukan dalam SRM:

Identifikasi dan Seleksi Pemasok: Tahap pertama adalah mengidentifikasi dan memilih pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini melibatkan penilaian terhadap kemampuan pemasok untuk memenuhi persyaratan kualitas, keandalan, kapasitas produksi, dan kesesuaian dengan nilai dan strategi perusahaan.
Penetapan Persyaratan Kontrak: Setelah pemasok dipilih, tahap selanjutnya adalah menyusun dan menegosiasikan kontrak dengan pemasok. Persyaratan kontrak harus mencakup aspek-aspek seperti kualitas produk, harga, jadwal pengiriman, layanan purna jual, dan ketentuan pembayaran.
Pembangunan Hubungan yang Saling Menguntungkan: Tahap ini melibatkan pembangunan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan antara perusahaan dan pemasok. Ini melibatkan komunikasi terbuka, saling pengertian, dan kepercayaan antara kedua belah pihak. Kolaborasi harus ditekankan untuk mencapai tujuan bersama dan memperbaiki kinerja kualitas.
Penilaian Kinerja Pemasok: Perusahaan harus melakukan penilaian kinerja pemasok secara rutin. Ini melibatkan pengukuran kinerja pemasok berdasarkan metrik yang relevan, seperti kualitas produk, kepatuhan jadwal pengiriman, responsif terhadap keluhan, dan kemampuan untuk mengatasi masalah yang muncul. Evaluasi kinerja ini dapat membantu dalam mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan mengembangkan rencana perbaikan bersama.
Pengembangan Pemasok: Tahap ini melibatkan pengembangan pemasok secara berkelanjutan. Perusahaan harus berkolaborasi dengan pemasok untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan inovasi produk atau layanan. Ini dapat mencakup pelatihan, transfer pengetahuan, dan pertukaran informasi teknis untuk meningkatkan kapabilitas pemasok.
Manajemen Risiko: Manajemen risiko juga merupakan komponen penting dari SRM. Perusahaan harus mengidentifikasi risiko yang terkait dengan pemasok, seperti gangguan pasokan, kualitas yang buruk, atau perubahan harga bahan baku. Strategi mitigasi risiko harus dikembangkan untuk mengelola risiko ini dengan efektif.
Pemutusan Hubungan: Dalam beberapa kasus, pemutusan hubungan dengan pemasok mungkin perlu dilakukan. Jika pemasok tidak dapat memenuhi persyaratan kualitas atau ketentuan kontrak, langkah-langkah harus diambil untuk menggantikan pemasok dengan alternatif yang lebih baik.

Perlu pendampingan Intesive dengan investasi yang TERJANGKAU? ROI yang MEMUKAU?

Melalui tahapan-tahapan ini, perusahaan dapat membangun hubungan yang kuat dengan pemasok, meningkatkan kinerja kualitas, mengurangi risiko, dan mencapai efisiensi operasional yang lebih baik dalam rantai pasok mereka.

Baca lainnya ? 5 Strategi Cerdas Optimalisasi Transportasi

Supplier Quality Improvement

Untuk melakukan perbaikan dalam Supplier Quality, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diikuti:

Evaluasi Kualitas Saat Ini: Evaluasilah kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok saat ini. Identifikasi area di mana terdapat kekurangan atau masalah kualitas yang perlu diperbaiki. Melakukan analisis ini akan membantu dalam merumuskan langkah-langkah perbaikan yang tepat.
Komunikasi Terbuka: Jalinlah komunikasi terbuka dan transparan dengan pemasok. Sampaikan secara jelas harapan perusahaan terkait kualitas produk atau layanan yang diinginkan. Diskusikan masalah kualitas yang teridentifikasi dan bekerjasama dalam mencari solusi yang memadai.
Identifikasi Penyebab Akar: Lakukan analisis penyebab akar untuk memahami faktor-faktor yang berkontribusi pada masalah kualitas. Gunakan metode seperti Diagram Ishikawa (Fishbone) atau Analisis 5M (Man, Machine, Material, Method, Measurement) untuk mengidentifikasi faktor penyebab yang mungkin termasuk kekurangan dalam proses produksi, bahan baku yang tidak memenuhi standar, atau kesalahan manusia.
Pengembangan Rencana Tindakan: Berdasarkan analisis penyebab akar, buatlah rencana tindakan perbaikan yang jelas dan terstruktur. Tetapkan langkah-langkah yang spesifik, tanggung jawab yang jelas, dan tenggat waktu yang realistis untuk setiap tindakan perbaikan yang diambil.
Kolaborasi dengan Pemasok: Libatkan pemasok dalam proses perbaikan. Ajak mereka untuk berpartisipasi aktif dalam mengidentifikasi dan menerapkan solusi perbaikan. Pertimbangkan untuk menyediakan pelatihan, bimbingan, atau sumber daya tambahan yang dibutuhkan oleh pemasok untuk meningkatkan kualitas.
Pengukuran dan Pelacakan: Tetapkan metrik dan indikator kinerja kualitas yang dapat diukur untuk memantau kemajuan perbaikan. Lakukan pengukuran secara teratur dan lacak perbaikan kualitas dari waktu ke waktu. Hal ini akan membantu dalam mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil dan mengidentifikasi area yang masih memerlukan perbaikan lebih lanjut.
Pembelajaran dan Perbaikan Berkelanjutan: Lakukan analisis pasca-pelaksanaan setelah tindakan perbaikan dilakukan. Identifikasi pelajaran yang dapat dipetik dari pengalaman tersebut dan gunakan wawasan ini untuk meningkatkan proses perbaikan di masa depan. Proses perbaikan kualitas haruslah berkelanjutan dan terus-menerus ditingkatkan.

Baca lainnya ? TPM dalam Logistik dan Rantai Pasok

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat melakukan perbaikan dalam Supplier Quality secara sistematis dan progresif. Hal ini akan membantu dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok, mengurangi risiko kualitas, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.

Kaizen Blitz Team Supplier Quality Improvement

Berikut adalah gambaran untuk Anda dari pengalaman kami di PT Mitra Prima Produktivitas sebagai Konsultan dan Lembaga Training yang membantu para klien Supply Chain dalam meningkatkan kinerja mereka.

Tema untuk Kaizen Blitz Team Supplier Quality Improvement dengan menggunakan pendekatan metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) adalah “Meningkatkan Kualitas Produk Pemasok XYZ untuk Mengurangi Tingkat Penolakan hingga 10% dalam 3 Bulan.”

Contoh target dan besaran angka yang relevan dan logis nyata adalah:

Define (Tentukan):

Target: Menentukan tujuan secara jelas dan terukur.
Contoh Target: Menurunkan tingkat penolakan produk dari pemasok XYZ dari 15% menjadi 10% dalam waktu 3 bulan.

Measure (Ukur):

Target: Mengukur tingkat penolakan saat ini dan mengidentifikasi faktor-faktor penyebabnya.
Contoh Target: Mengumpulkan data dan mengukur tingkat penolakan produk dari pemasok XYZ dalam 1 bulan pertama. Misalnya, tingkat penolakan saat ini adalah 15%.

Analyze (Analisis):

Target: Menganalisis penyebab akar dan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap penolakan produk.
Contoh Target: Menggunakan metode analisis seperti Diagram Ishikawa atau Analisis 5M untuk mengidentifikasi faktor penyebab yang paling signifikan dalam penolakan produk.

Improve (Perbaikan):

Target: Mengembangkan dan menerapkan rencana tindakan perbaikan yang spesifik untuk mengurangi penolakan produk.
Contoh Target: Mengurangi tingkat penolakan produk pemasok XYZ dengan menerapkan perbaikan pada proses produksi atau memperbaiki kualitas bahan baku. Misalnya, mengimplementasikan pelatihan kualitas untuk operator pabrik.

Control (Kendalikan):

Target: Membuat kontrol dan pengawasan yang diperlukan untuk memastikan perbaikan yang dicapai tetap berkelanjutan.
Contoh Target: Membuat metrik dan indikator kinerja yang sesuai untuk memantau tingkat penolakan produk dari pemasok XYZ setelah perbaikan diterapkan. Misalnya, memantau tingkat penolakan bulanan dan menjaga tingkat penolakan tetap di bawah 10% setelah 3 bulan.

Dengan mengikuti tahapan DMAIC, tim Kaizen Blitz Supplier Quality Improvement dapat secara sistematis mendefinisikan target, mengukur kinerja saat ini, menganalisis penyebab akar, melakukan perbaikan yang tepat, dan mengendalikan agar perbaikan tersebut berkelanjutan. Ini membantu dalam mencapai target penurunan tingkat penolakan produk dari pemasok XYZ menjadi 10% dalam waktu 3 bulan.

Selamat mencoba! Salam Produktivitas!
Dan Anda bisa terus belajar bersama dengan kami di Jago Kaizen dan Coach Wawang.
Ingin mempelajari secara langsung dan privat tentang LEAN Supply Chain Management?

Atau Anda ingin mengundang, trainer dan consulting provider?

PT Mitra Prima Produktivitas adalah provider coaching, mentoring, training, dan consulting ternama di Indonesia untuk kinerja Produktivitas dan peningkatan Profitabilitas.