14 Langkah Kunci TQM untuk Kesuksesan Bisnis, TQM – Total Quality Management; persaingan bisnis semakin ketat dan perusahaan dituntut untuk selalu memberikan yang terbaik kepada konsumennya. Total Quality Management (TQM) muncul sebagai filosofi yang mengedepankan kualitas sebagai kunci utama dalam menjalankan bisnis. Bagaimana sebenarnya kita dapat menerapkan TQM dengan efektif? Berikut 14 langkah kunci yang dapat menjadi panduan bagi perusahaan untuk meraih kesuksesan melalui penerapan TQM.
#1: Ciptakan Konsistensi dalam Peningkatan Produk dan Layanan
Dalam dunia bisnis, khususnya industri Fast-Moving Consumer Goods (FMCG) seperti perusahaan bumbu masak, konsistensi kualitas produk adalah kunci untuk memenangkan hati konsumen. Mengapa demikian? Pertimbangkanlah seorang ibu yang setiap minggunya membeli bumbu masak merek tertentu. Ia memilihnya karena rasanya yang khas dan selalu sama setiap kali ia memasak. Namun, bayangkan apa yang terjadi jika suatu saat ia mendapati rasa bumbu tersebut berbeda dari biasanya. Kepuasan konsumen bisa terganggu, dan kepercayaan terhadap merek bisa luntur.
Ambil contoh perusahaan bumbu masak X yang memproduksi sekitar 1 juta bungkus bumbu setiap bulannya. Jika mereka berhasil memastikan bahwa 995.000 bungkus di antaranya memiliki kualitas dan rasa yang sama persis, maka tingkat konsistensi yang dicapai adalah 99,5%. Angka ini tentu menjadi bukti kuat bahwa perusahaan serius dalam menjaga kualitas produknya. Namun, hal ini bukan berarti 5.000 bungkus sisanya dapat diabaikan. Justru dari situ, perusahaan dapat mengambil pelajaran untuk terus meningkatkan proses produksinya.
Di era digital saat ini, konsumen memiliki kekuatan besar dalam menyebarkan informasi, baik itu positif maupun negatif. Oleh karena itu, jika sebuah perusahaan FMCG dapat konsisten dalam memproduksi bumbu masak dengan kualitas terbaik, bukan hanya kepercayaan konsumen yang didapat, tetapi juga rekomendasi mulut ke mulut yang dapat meningkatkan reputasi dan penjualan. Dengan kata lain, konsistensi kualitas bukan hanya soal angka, tetapi juga tentang bagaimana membangun hubungan jangka panjang dengan konsumen.
#2: Adopsi Filosofi Baru
Dalam industri FMCG, terutama perusahaan bumbu masak, kemampuan untuk beradaptasi dengan tren pasar sangat vital. Sebagai ilustrasi, bayangkan perusahaan bumbu masak Y yang telah beroperasi selama puluhan tahun dengan resep tradisional. Lima tahun yang lalu, survei mereka menunjukkan bahwa hanya 20% konsumen yang mempertimbangkan aspek ramah lingkungan dalam pembelian bumbu masak. Namun, dalam lima tahun terakhir, kesadaran konsumen tentang isu lingkungan tumbuh pesat. Survei terbaru menunjukkan bahwa sekarang 80% konsumen lebih memilih produk yang dikemas dalam kemasan ramah lingkungan.
Merespons data tersebut, perusahaan bumbu masak Y memutuskan untuk mengadopsi filosofi baru dengan mengganti kemasan mereka ke alternatif yang lebih ramah lingkungan. Keputusan ini tidak hanya mencerminkan komitmen perusahaan terhadap isu lingkungan, tetapi juga untuk memenuhi ekspektasi konsumen masa kini. Dengan langkah ini, perusahaan tidak hanya menunjukkan kapabilitasnya dalam menerima perubahan, tetapi juga kesadaran mereka akan pentingnya inovasi dan adaptasi untuk memenuhi kebutuhan pasar yang selalu berubah. Dengan begitu, perusahaan tetap relevan di mata konsumen dan mempertahankan posisi terdepan di industri.
#3: Berhenti Bergantung pada Inspeksi untuk Kualitas
Dalam industri FMCG, kualitas produk adalah hal yang mutlak, terutama pada produk bumbu masak yang digunakan sehari-hari oleh konsumen. Misalkan perusahaan bumbu masak Z yang selama ini sangat mengandalkan inspeksi untuk memastikan kualitas produknya. Setiap bulan, dari 100.000 bungkus bumbu yang diproduksi, mereka menginspeksi seluruhnya dan menemukan sekitar 5.000 bungkus atau 5% yang memiliki cacat, baik itu dari segi kemasan atau komposisi bumbu. Meskipun inspeksi ini berhasil mengidentifikasi dan mengeleminasi produk cacat, tetapi perusahaan perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan inspeksi seintensif itu.
Namun, pendekatan yang lebih efektif adalah dengan mengevaluasi dan memperbaiki proses produksi itu sendiri. Seandainya perusahaan Z menginvestigasi penyebab dari 5% cacat tersebut dan menemukan bahwa masalahnya berasal dari mesin pengemas yang sudah usang, maka solusi jangka panjangnya adalah dengan memodernisasi mesin atau memberikan pelatihan khusus kepada operator mesin. Dengan demikian, bukan hanya mengurangi persentase produk cacat, tetapi juga menghemat biaya yang sebelumnya digunakan untuk inspeksi. Sebuah pendekatan proaktif seperti ini menunjukkan pemahaman mendalam perusahaan terhadap pentingnya kualitas dan efisiensi dalam produksi.
#4: Kerja Sama dengan Pemasok Tunggal
Dalam industri FMCG, terutama perusahaan bumbu masak, kekonsistenan bahan baku sangat menentukan kualitas produk akhir. Sebagai contoh, perusahaan bumbu masak A selalu berkomitmen untuk menghadirkan rasa yang konsisten dalam setiap produknya. Untuk mencapai hal ini, salah satu pendekatannya adalah dengan menjalin kerjasama dengan satu pemasok bahan baku utama, misalnya cabai. Dengan menggunakan satu pemasok, perusahaan A dapat memastikan bahwa setiap cabai yang diterima memiliki kualitas dan rasa yang seragam. Dari 10 ton cabai yang dibeli setiap bulan, hanya 50 kilogram yang tidak memenuhi standar, artinya tingkat keberhasilan kualitas bahan baku mencapai 99,5%.
Keuntungan lain dari pendekatan ini adalah meningkatnya efisiensi dan kemudahan dalam negosiasi harga dan ketentuan lainnya. Sebagai tambahan, hubungan jangka panjang dengan pemasok tunggal memungkinkan perusahaan A untuk mendiskusikan peningkatan kualitas, inovasi, dan permintaan khusus yang mungkin sulit dicapai jika berhubungan dengan banyak pemasok. Jadi, tidak hanya menguntungkan dalam hal kualitas, kerja sama dengan satu pemasok juga membawa banyak keuntungan lain yang secara keseluruhan meningkatkan efektivitas operasional perusahaan.
#5: Peluk Peningkatan Berkelanjutan
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, khususnya industri FMCG seperti perusahaan bumbu masak, beradaptasi dan berinovasi adalah kunci untuk tetap relevan dan unggul. Peningkatan berkelanjutan bukan hanya sebuah konsep, melainkan sebuah keharusan. Ambil contoh perusahaan bumbu masak B. Setahun yang lalu, berdasarkan survei konsumen, perusahaan ini mendapatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 85%. Dengan mendengarkan masukan dari konsumen, perusahaan B memodifikasi beberapa resep dan meningkatkan kualitas bahan bakunya. Hasilnya, skor kepuasan pelanggan naik menjadi 90% tahun ini. Ini adalah indikasi jelas bahwa upaya peningkatan yang dilakukan perusahaan membuahkan hasil yang positif.
Namun, pencapaian ini bukan berarti perusahaan B bisa berhenti berinovasi. Justru, dengan pelajaran dari data tersebut, perusahaan dapat menetapkan target yang lebih tinggi untuk tahun depan, mungkin mencapai 95% kepuasan pelanggan. Dengan fokus pada peningkatan berkelanjutan, perusahaan bumbu masak ini selalu berupaya meningkatkan kualitas produk, pelayanan, dan interaksi dengan pelanggannya. Ini menciptakan lingkaran positif dimana perusahaan terus menerus berupaya memberikan yang terbaik bagi konsumennya, dan konsumen pun merasa dihargai dan dilayani dengan baik.
#6: Implementasikan Pelatihan Rutin
Dalam industri FMCG, khususnya di perusahaan bumbu masak, kualitas produk adalah segalanya. Produk yang berkualitas dimulai dari proses produksi yang baik, dan proses tersebut sangat bergantung pada keterampilan dan pengetahuan karyawan. Mari kita ambil contoh perusahaan bumbu masak C. Awalnya, perusahaan ini mengalami tingkat kesalahan produksi sebesar 5%. Artinya, dari setiap 1000 kemasan bumbu, ada 50 kemasan yang tidak memenuhi standar kualitas perusahaan. Setelah menyadari bahwa banyak kesalahan tersebut berasal dari ketidakpahaman karyawan tentang prosedur atau penggunaan mesin, perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan program pelatihan rutin.
Sebagai hasil dari pelatihan yang intensif dan terstruktur, tingkat kesalahan produksi berhasil dikurangi menjadi hanya 2%. Artinya, hanya 20 kemasan dari 1000 yang cacat, sebuah perbaikan signifikan dari sebelumnya. Ini menunjukkan betapa pentingnya investasi dalam pelatihan karyawan. Dengan karyawan yang lebih paham dan terampil, proses produksi menjadi lebih efisien dan kualitas produk pun meningkat. Hal ini tidak hanya menguntungkan bagi perusahaan dalam hal efisiensi produksi, tetapi juga meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap brand dan produk yang mereka beli.
#7: Adopsi Kepemimpinan yang Kuat
Di dunia industri FMCG, terutama di sektor bumbu masak, dinamika pasar berubah dengan cepat. Tuntutan konsumen, tren kuliner, dan persaingan bisnis memerlukan respons yang cepat dan strategis. Di tengah situasi semacam itu, peranan pemimpin dalam sebuah perusahaan menjadi sangat krusial. Sebagai contoh, perusahaan bumbu masak N mengalami penurunan penjualan sebesar 10% dalam kurun waktu satu tahun terakhir. Banyak faktor yang mungkin mempengaruhi penurunan ini, namun salah satu yang paling mendasar adalah kurangnya visi dan strategi yang jelas dari pemimpin sebelumnya.
Namun, dengan kedatangan pemimpin baru yang memiliki visi yang jelas dan mampu memotivasi karyawannya, perusahaan mulai melihat perubahan. Pemimpin tersebut memfokuskan strategi pada peningkatan kualitas produk, pemasaran yang lebih inovatif, dan pendekatan pelanggan yang lebih personal. Dalam waktu enam bulan, perusahaan berhasil meningkatkan penjualan sebesar 15%, melebihi angka penurunan yang sebelumnya dialami. Hal ini tidak hanya membuktikan pentingnya adanya kepemimpinan yang kuat, tetapi juga menunjukkan bagaimana pemimpin yang efektif dapat membawa transformasi positif bagi bisnis, terutama di industri yang sangat kompetitif seperti FMCG.
#8: Hilangkan Rasa Takut
Di industri FMCG, khususnya pada perusahaan bumbu masak, inovasi adalah kunci untuk tetap relevan dan bersaing di pasar. Namun, inovasi hanya bisa terjadi ketika karyawan merasa aman, didukung, dan bebas untuk menyuarakan ide-ide mereka. Bayangkan sebuah perusahaan X di mana karyawan selalu merasa takut membuat kesalahan atau menawarkan pendapat yang berbeda. Dalam lingkungan seperti itu, meskipun perusahaan mungkin memiliki banyak potensi, namun mereka mungkin hanya menghasilkan satu atau dua inovasi baru dalam setahun.
Sebaliknya, ketika perusahaan Y memutuskan untuk membangun budaya kerja yang mendukung, menghargai kontribusi setiap individu, dan menghilangkan hambatan komunikasi serta rasa takut, hasilnya luar biasa. Dalam waktu setahun, perusahaan melihat peningkatan sebesar 20% dalam jumlah ide inovatif yang diajukan oleh karyawan. Ini bukan hanya tentang peningkatan jumlah ide, tetapi juga kualitas ide yang lebih tinggi, yang akhirnya berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan. Kesimpulannya, dengan menghilangkan rasa takut, perusahaan membebaskan potensi maksimal dari karyawannya, yang tentunya menjadi aset berharga bagi kesuksesan jangka panjang.
#9: Hancurkan Hambatan Antara Staf
Dalam industri FMCG, terutama di perusahaan bumbu masak, kerjasama dan koordinasi antar tim sangat esensial. Dulu, mari kita ambil contoh sebuah perusahaan bumbu masak, Tim A dan Tim B bekerja dengan tujuan yang sama, tetapi keduanya bekerja secara terisolasi. Mereka masing-masing memiliki ide dan strategi sendiri, namun tidak ada alur komunikasi yang jelas antara mereka. Akibatnya, kedua tim mungkin melakukan pekerjaan ganda atau bahkan bertentangan satu sama lain, yang berdampak pada pemborosan waktu dan sumber daya.
Ketika perusahaan tersebut memutuskan untuk menghilangkan hambatan komunikasi antara kedua tim, perubahan positif segera terlihat. Setelah mengadopsi pendekatan kolaboratif, Tim A dan Tim B mulai berbagi informasi, sumber daya, dan strategi secara lebih efektif. Sebagai hasil dari kolaborasi ini, efisiensi kerja meningkat hingga 30%. Misalnya, jika sebelumnya kedua tim memerlukan total 100 jam untuk menyelesaikan tugas, kini mereka hanya membutuhkan 70 jam. Dengan kata lain, kerjasama dan komunikasi yang baik tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga mendorong inovasi dan pertumbuhan bisnis.
#10: Hindari Slogan dan Sasaran yang Tidak Realistis
Dalam industri FMCG, terutama di sektor bumbu masak, kepercayaan konsumen dan karyawan terhadap merek sangat penting. Misalnya, sebuah perusahaan bumbu masak mempromosikan slogan “Kualitas Terbaik di Setiap Sendok”, namun dalam praktiknya, kualitas produk yang dihasilkan sering kali tidak konsisten. Hal ini tentu saja menimbulkan ketidaksesuaian antara apa yang dijanjikan oleh slogan dengan realitas di lapangan. Apabila terjadi terlalu sering, maka bukan hanya konsumen yang akan kehilangan kepercayaan, tetapi juga karyawan.
Studi internal menunjukkan bahwa 70% karyawan merasa slogan tersebut tidak mencerminkan realitas sebenarnya. Ini berdampak pada semangat kerja mereka. Jika sebelumnya karyawan mampu menghasilkan 1000 paket bumbu masak per hari, kini produktivitas menurun hingga hanya 800 paket per hari karena kurangnya motivasi dan kepercayaan terhadap integritas perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa setiap slogan atau sasaran yang ditetapkan benar-benar didukung oleh aksi nyata dan komitmen untuk menjadikannya realitas.
#11: Jangan Tetapkan Kuota atau Sasaran Numerik
Dalam dunia bisnis, terutama di industri FMCG seperti perusahaan bumbu masak, seringkali ada tekanan untuk mencapai target produksi tertentu. Namun, menetapkan kuota atau sasaran numerik tanpa mempertimbangkan kualitas dapat menjadi bumerang. Sebagai contoh, jika perusahaan menetapkan target untuk memproduksi satu juta paket bumbu dalam sebulan tanpa mempertimbangkan standar kualitas, hasilnya mungkin banyak produk yang tidak memenuhi standar dan harus dikembalikan oleh konsumen. Dampak jangka panjang dari pendekatan seperti ini adalah reputasi merk yang tercemar dan kerugian finansial.
Sebagai ilustrasi, misalkan sebelum penerapan prinsip kualitas, perusahaan memiliki tingkat retur produk sebesar 8%, yang berarti dari 100.000 paket bumbu yang dijual, 8.000 di antaranya dikembalikan oleh konsumen karena masalah kualitas. Namun, dengan beralih fokus dari kuantitas ke kualitas, dan tidak lagi menerapkan kuota produksi yang ketat, perusahaan berhasil mengurangi tingkat retur menjadi hanya 3%. Artinya, dari 100.000 paket yang dijual, hanya 3.000 yang dikembalikan. Ini menunjukkan peningkatan signifikan dalam kepuasan pelanggan dan juga menekan kerugian yang mungkin dialami perusahaan.
#12: Hilangkan Sistem Penilaian Tahunan
Di banyak organisasi, sistem penilaian tahunan sering menjadi norma. Namun, dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, terutama di industri FMCG seperti perusahaan bumbu masak, kebutuhan untuk adaptasi dan respons yang cepat terhadap tantangan memerlukan feedback yang lebih sering kepada karyawan. Feedback yang diberikan secara rutin dan konstan memungkinkan karyawan untuk segera menyesuaikan kinerja mereka dan memperbaiki kesalahan tanpa harus menunggu hingga akhir tahun. Dengan pendekatan ini, karyawan menjadi lebih adaptif, inovatif, dan produktif karena mereka mendapatkan panduan dan arahan yang jelas dalam waktu nyata.
Misalkan, seorang karyawan di bagian produksi awalnya memiliki tingkat kesalahan 15% dalam memproduksi bumbu. Jika ia hanya menerima feedback pada akhir tahun, ia mungkin tidak sadar akan kesalahan tersebut dan terus melakukan kesalahan yang sama sepanjang tahun. Namun, dengan penerapan feedback rutin, misalnya setiap bulan, kesalahan tersebut bisa segera diidentifikasi dan dikoreksi. Hasilnya, dalam beberapa bulan, tingkat kesalahan karyawan tersebut bisa turun menjadi 10% dan seterusnya. Dengan demikian, pada akhir tahun, kinerjanya bisa meningkat hingga 25% dibandingkan dengan tanpa feedback rutin. Ini menunjukkan betapa pentingnya komunikasi konstan dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
#13: Dorong Pendidikan dan Pembelajaran Mandiri
Pendidikan dan pembelajaran mandiri bukan hanya sekadar meningkatkan pengetahuan individu, tetapi juga meningkatkan kapabilitas keseluruhan organisasi. Di industri FMCG, khususnya di perusahaan bumbu masak, kompetisi sangat ketat dan permintaan pasar terus berubah. Dalam situasi semacam ini, kemampuan karyawan untuk beradaptasi dengan perubahan dan menambah pengetahuan mereka menjadi sangat penting. Seorang karyawan yang memiliki akses ke pelatihan dan sumber belajar lainnya akan lebih siap menghadapi tantangan dan menemukan solusi yang inovatif untuk masalah yang mungkin muncul.
Ambil contoh bagian R&D (Research and Development) dari perusahaan bumbu masak. Jika tim R&D rutin mendapatkan pelatihan terbaru tentang bahan-bahan alami dan teknik memasak, mereka akan memiliki pengetahuan lebih untuk menciptakan produk bumbu baru yang sesuai dengan selera pasar saat ini. Sebelumnya, mungkin dari 100 eksperimen resep baru, 10% di antaranya mengalami kegagalan. Namun, setelah menjalani serangkaian pelatihan, tingkat kegagalan tersebut dapat berkurang menjadi 5%. Ini menunjukkan bahwa investasi dalam pendidikan dan pembelajaran mandiri tidak hanya meningkatkan kapabilitas individu, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan organisasi.
#14: Libatkan Semua Orang dalam Perubahan
Keterlibatan karyawan dalam proses perubahan bukan hanya sekedar meminta pendapat mereka, tetapi juga memberi mereka kesempatan untuk berkontribusi secara aktif dalam perubahan tersebut. Di industri FMCG, terutama dalam bisnis bumbu masak, dinamika pasar sangat cepat dan perubahan adalah hal yang tak terhindarkan. Saat sebuah perusahaan memutuskan untuk meluncurkan produk baru atau merombak strategi pemasaran, dukungan dan partisipasi aktif dari karyawan menjadi kunci keberhasilan. Semakin banyak karyawan yang merasa memiliki dan terlibat dalam proses tersebut, semakin tinggi pula tingkat keberhasilannya.
Sebagai contoh, bayangkan perusahaan bumbu masak yang ingin merilis varian rasa baru. Melalui survey internal, ditemukan bahwa 95% dari karyawan mendukung ide tersebut dan bahkan memberikan saran untuk peningkatan rasa. Dengan dukungan yang kuat dari dalam perusahaan, ketika produk tersebut diluncurkan ke pasar, ada energi positif dan semangat yang ditransfer ke konsumen. Sebagai hasilnya, dari 100 titik penjualan, 98 titik melaporkan feedback positif dari pelanggan. Ini adalah bukti nyata bahwa ketika semua orang dalam organisasi merasa terlibat dan memiliki tujuan yang sama, kesuksesan hampir pasti dapat dicapai.
Dapatkan bimbingan ahli untuk menerapkan TOTAL QUALITY MANAGEMENT & SYSTEM dalam bisnismu dengan PT Mitra Prima Produktivitas dan Coach Wawang yang didukung oleh pembicara dan konsultan senior berlisensi internasional. Ayo, bergabung sekarang!
